טיפים לקראת מעבר משרד
טיפים למעבר משרד
מעבר משרד הוא משימה מעט יותר מסובכת ממעבר דירה. כמות הציוד והריהוט גדולה הרבה יותר בדרך כלל, גם אם מדובר במשרד קטן יחסית. אבל, אם תתכננו מראש היטב, המעבר יהיה יעיל וקל הרבה יותר ממה שאתם חושבים. והכי חשוב - אל תשאירו דברים לרגע האחרון.
לפניכם מדריך קצר עם טיפים להעברת משרד. קדמה... לעבודה!
הודעה לעובדים על העברת משרד
מאוד חשוב להעביר את המידע באופן מסודר לעובדים על מנת שגם הם ייערכו למעבר המשרד. הודיעו להם על תאריך המעבר המתוכנן, אם יש צורך להערך באופן מסוים למעבר (אריזה, תיוג הקרטונים וחפצים אחרים וכדומה), תאריכי יעד אחרים וכל מידע אחר רלוונטי לעניין.
מנו את אחד העובדים האדמיניסטרטיביים להיות איש\אשת הקשר, כך שיוכלו לענות על שאלות העובדים במידה ויש, ולפתור בעיות ספציפיות.
מיון חפצים במשרד
זהו זמן מצוין לעשות סדר ולזרוק דברים שלא צריך –רהיטים ישנים, מכשירים שונים (מכונת הקפה? מחשבים ישנים הזרוקים במחסן?) וכו'. אם יש לכם חפצים במצב טוב, תוכלו לנסות למכור אותם דרך אתרי יד שנייה. כמובן שתוכלו גם לתרום אותם למוסדות שונים שזקוקים להם. צאו מהמשרד רק עם הדברים שאתם צריכים.
אם ישנם מסמכים שעליכם לשמור, אולי תשקלו להעבירם לארכיב, או להעביר אותם למדיה דיגיטלית לגיבוי.
רשימת תכולת המשרד
הכינו רשימה של הרהיטים, המכשירים, וכל מה ששייך לכם במשרד. בקשו מהעובדים להכין רשימה דומה של כל מה ששייך להם בעמדות העבודה שלהם.
את הרשימה הכללית של המשרד כולו חלקו על פי החדרים או האזורים במשרד. זה יקל מאוד על האריזה וחלוקת הקרטונים בשלב והפריקה.
אריזת משרד לקראת מעבר
כדאי להתחיל לארוז כשבועיים לפני יום המעבר עצמו (כמובן שהדבר תלוי בגודל המשרד ובמספר העובדים). התחילו במקומות הפחות חשובים כמו מחסנים, ארכיב, ארונות אחסון של ציוד ועוד. חלקו קרטונים לאריזה ומדבקות איכותיות בצבעים בולטים (כאלה שניתן להסירן ללא השארת סימנים) לעובדים מבעוד מועד על מנת שיוכלו גם הם להתארגן בזמן. ספקו להם גם ציוד לאריזה נוסף כגון ניילון בועות (פצפצים), סרט דביק ועוד, על מנת שיוכלו לארוז בנוחות וביעילות.
בקשו מהעובדים לאחר אריזת החפצים שלהם בקרטונים, להדביק על גבי הקרטונים מדבקה עם שמם. בנוסף, כדאי להדביק מדבקות גם על גבי הרהיטים האישיים (כיסאות, שולחנות, ארונות) וכן על המחשבים והציוד הנלווה.
קחו בחשבון אם יש חגים וחופשים בהם העובדים לא נמצאים, ודאגו שיהיה לכולם מספיק זמן לארוז.
את המחשבים וציוד העבודה ארזו אחרונים על מנת לפגוע כמה שפחות בעבודה השוטפת.
כמה קרטונים דרושים למעבר משרד?
זה מאוד תלוי בגודל המשרד, מספר העובדים, כמות הציוד ואופי העבודה. בקשו מהמוביל הערכה לכמות ארגזים נדרשת. מן הסתם תצטרכו קרטונים במגוון גדלים, חומרי אריזה כמו סרט דביק, ניילון נצמד ועוד. אם יש לכם ציוד מיוחד, תוכלו לרכוש קרטונים בגודל המותאם בדיוק לצרכים שלכם.
מומלץ לכם לרכוש קרטונים חדשים על מנת שלא יקרו תאונות של ציוד שיפול מתוך קרטון, כי הקרטון היה ישן ולא חזק כפי שהוא נראה. חשבו גם על איסוף כמות קרטונים למשרד שלם – זו יכולה להיות משימה מעייפת ולא משתלמת – מדובר בשעות וימים של חיפוש ושינוע הקרטונים. אינכם יודעים מה עבר על הקרטונים האלה ולא תוכלו לערוב לאיכותם וחוזקם.
רכישת קרטונים חדשים ונקיים תאפשר לכם מעבר משרד נעים יותר ויעיל יותר. קבלו הצעת מחיר מיידית באתר ורכשו אונליין את כמות הקרטונים הדרושה לכם בקישור זה - ארגזי קרטון בהתאמה אישית, או רכשו מארז ארגזי קרטון וציוד אריזה למעבר משרד במחיר מיוחד!
